Algemene voorwaarden

Facturenscan — versie oktober 2026

Deze voorwaarden gelden voor elke aanvraag, offerte en opdracht voor de Facturenscan. De Facturenscan is een dienst van Ramzy Alioui, eenmanszaak, KvK 75934639, bereikbaar via info@facturenscan.nl. Hieronder heet dat „ik”. Jij bent de klant.

1. Definities

• Scan openstaande posten: controle van jouw lijst met nog niet betaalde facturen, vóór de betaalrun.
• Scan betaalde facturen: controle van jouw betaalde facturen over de laatste 12 maanden op mogelijke dubbele of overlappende betalingen.
• Aanlevering: het moment waarop ik jouw volledige en leesbare export heb ontvangen, met de velden die op de site staan.
• Gevonden: een post die ik in het rapport markeer en onderbouw als mogelijke dubbele of onterechte betaling.
• Teruggehaald: het bedrag van een gevonden post dat de leverancier daadwerkelijk aan jou heeft terugbetaald, gecrediteerd of verrekend, en waarvoor jij bewijs hebt (bijvoorbeeld een creditnota, bankafschrift of verrekening op een latere factuur).

2. Voor wie

De Facturenscan is bedoeld voor bedrijven, organisaties en boekhouders die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf. Ik werk niet voor consumenten.

3. Opdracht

De opdracht komt tot stand als ik jouw aanvraag per e-mail bevestig. Daarin staan het product, de klasse en de prijs. Kun je nog niet aanleveren, dan kun je de opdracht kosteloos annuleren tot het moment van aanlevering.

4. Wat ik lever

Een rapport met bevindingen en onderbouwing, de opgeschoonde of gemarkeerde Excel en, bij betaalde facturen, een templatebrief voor de leverancier. AI helpt bij het ordenen en controleren. Ik beoordeel de bevindingen zelf.

Ik benader jouw leveranciers niet, tenzij we dat apart en schriftelijk afspreken. Jij beslist zelf of en hoe je een bevinding opvolgt.

5. Geen garantie op resultaat

Ik doe mijn werk zorgvuldig en naar beste kunnen (inspanningsverplichting). Ik garandeer niet dat er dubbele betalingen worden gevonden, dat elke dubbele betaling wordt gevonden, of dat een leverancier geld terugbetaalt. Een bevinding is een signaal om te controleren, geen vaststaand feit. Controleer een bevinding altijd in je eigen administratie voordat je actie neemt.

6. Levertijd

Levertijden gaan in op het moment van aanlevering, niet op het moment van de aanvraag. Openstaande posten: S en M binnen 1 werkdag, L binnen 2 werkdagen, XL in overleg. Betaalde facturen: binnen 3–5 werkdagen. Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag, behalve Nederlandse feestdagen.

Lever ik niet binnen de afgesproken levertijd, dan krijg je het vaste deel van de prijs terug, of betaal je het niet. Dat geldt niet als de vertraging komt doordat de export onvolledig of onleesbaar is, of doordat ik vragen over de export moet stellen. In dat geval loopt de levertijd opnieuw vanaf het moment dat de export compleet is.

7. Prijzen

Alle prijzen zijn exclusief btw.

• Openstaande posten: vaste prijs per klasse: S € 450, M € 750, L € 1.250, XL maatwerk. De klasse volgt uit het aantal posten in de aangeleverde lijst. Blijkt de lijst in een hogere klasse te vallen dan aangevraagd, dan meld ik dat vóór ik begin.
• Betaalde facturen: € 450 vast, plus 12% van het teruggehaalde bedrag. Het percentage is maximaal € 5.000 per scan.
• Boekhouders: € 400 per klant bij 3 of meer scans op openstaande posten.
• Gratis pilotscan: de eerste 5 scans op openstaande posten zijn gratis, in ruil voor een korte reactie die ik met jouw naam en bedrijfsnaam mag gebruiken. Daarvoor vraag ik apart toestemming.

8. Het percentage bij betaalde facturen

Het percentage reken ik alleen over het bedrag dat is teruggehaald. Over bevindingen die je niet opvolgt, of die de leverancier terecht afwijst, betaal je geen percentage.

• Jij meldt mij binnen 30 dagen welke bevindingen zijn teruggehaald en voor welk bedrag. Dat geldt voor alles wat binnen 12 maanden na levering van het rapport is teruggehaald.
• Ook bedragen die via een andere route zijn teruggehaald, bijvoorbeeld via je boekhouder of een verrekening door de leverancier zelf, tellen mee als het gaat om een post uit mijn rapport.
• Op mijn verzoek laat je een bewijs zien, zoals een creditnota of bankafschrift. Je mag privé- en bedrijfsgevoelige gegevens daarin afschermen, zolang het bedrag en de leverancier herkenbaar blijven.
• Na 12 maanden vervalt het percentage over posten die tot dan niet zijn teruggehaald.

9. Factuur en betaling

Het vaste deel factureer ik na levering van het rapport. Het percentage factureer ik zodra jij hebt gemeld dat een bedrag is teruggehaald, of na 12 maanden voor alles wat in die periode is teruggehaald. De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling geldt de wettelijke handelsrente.

10. Wat ik van jou verwacht

• Je levert een volledige en juiste export aan en je mag die gegevens met mij delen.
• Je stuurt geen IBAN’s of andere gegevens die ik niet nodig heb, tenzij we dat afspreken.
• Je controleert een bevinding zelf voordat je een leverancier benadert of een betaling tegenhoudt.

11. Aansprakelijkheid

Mijn aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je voor de betreffende scan hebt betaald, met een maximum van € 5.450 per opdracht. Ik ben niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gemiste besparingen, gederfde winst, een verstoorde relatie met een leverancier of schade door een betaling die je op basis van een bevinding hebt tegengehouden of gedaan.

Ik ben niet aansprakelijk voor gevolgen van fouten of ontbrekende gegevens in de export die jij aanlevert. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van mijn kant. Een claim meld je binnen 3 maanden nadat je de schade hebt ontdekt, anders vervalt hij.

12. Overmacht

Kan ik door ziekte of een andere oorzaak buiten mijn schuld niet op tijd leveren, dan laat ik je dat zo snel mogelijk weten en spreken we een nieuwe datum af. Je mag de opdracht dan kosteloos annuleren.

13. Vertrouwelijkheid en gegevens

Ik behandel jouw export en het rapport als vertrouwelijk. Hoe ik met gegevens omga staat in de verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring. Die horen bij deze voorwaarden. Bestanden verwijder ik binnen 30 dagen na levering.

14. Het rapport

Je mag het rapport en de templatebrief vrij gebruiken voor je eigen administratie en delen met je boekhouder, accountant of de betrokken leverancier. De werkwijze en opzet van het rapport blijven van mij.

15. Klachten

Ben je niet tevreden over een levering, mail dan binnen 14 dagen na levering naar info@facturenscan.nl. Ik reageer binnen 5 werkdagen en zoek samen met jou naar een oplossing, bijvoorbeeld een aanvullende controle zonder extra kosten.

16. Recht en wijzigingen

Op deze voorwaarden en elke opdracht is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter in Nederland. Ik kan deze voorwaarden aanpassen. Voor een lopende opdracht blijft de versie gelden die gold op het moment van jouw aanvraag. Algemene voorwaarden van de klant gelden niet.

Door een scan aan te vragen of je export te sturen, ga je akkoord met deze voorwaarden.