Auftragsverarbeitung

Facturenscan — versie oktober 2026

Dies ist eine einfache Vereinbarung zwischen Ihnen (dem Kunden) und Ramzy Alioui (dem Anbieter von Facturenscan). Sie passt zu einem kleinen Einzelunternehmen, das einen festen Scan liefert.

Parteien

• Sie sind der Verantwortliche: Sie liefern die Liste offener Posten oder bezahlter Rechnungen und bestimmen, wofür diese Daten verwendet werden.
• Ramzy Alioui (KvK 75934639) ist der Auftragsverarbeiter: Er verwendet diese Liste nur, um den Facturenscan für Sie zu erstellen.

Kontakt: info@facturenscan.nl

Was verarbeitet wird

Nur die Excel-Datei (oder eine vergleichbare Datei), die Sie für den Scan senden. Bei offenen Posten stehen in der Regel: Lieferantennummer, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum. Bei bezahlten Rechnungen zusätzlich Rechnungsnummer und Zahlungsdatum. Kein Lieferantenname, es sei denn, Sie fügen ihn selbst hinzu. IBANs und andere Kontonummern fragt Facturenscan standardmäßig nicht ab.

Personenbezogene Daten, die zufällig in dieser Datei stehen oder die Sie in der E-Mail oder im Antragsformular nennen (Name, Firmenname, E-Mail-Adresse), fallen ebenfalls darunter.

Liefern Sie dennoch eine IBAN oder vergleichbare Zahlungsdaten, werden diese ausschließlich für Ihren Scan verwendet, nicht für andere Zwecke, und innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung gelöscht — es sei denn, Sie verlangen schriftlich etwas anderes oder das Gesetz schreibt eine längere Aufbewahrung vor.

Wofür

Ausschließlich zur Durchführung und Lieferung des Facturenscans für Sie: eine bereinigte oder markierte Liste, eine Zusammenfassung und Maßnahmen/Feststellungen sowie Anlagen (etwa ein Musterschreiben), die zu dieser Lieferung gehören.

Keine anderen Zwecke. Kein Marketing. Kein Training eigener oder fremder Modelle mit Ihrer Liste außerhalb dieses Scans.

KI-Verarbeitung

Beim Scan kann KI eingesetzt werden, um die gelieferte Liste zu ordnen, zu prüfen und Vorschläge für Maßnahmen zu formulieren. Das geschieht nur für Ihren Scan und im Rahmen dieser Vereinbarung.

Ihre Liste wird nicht weiterverkauft. Ihre Liste wird nicht an Dritte für Werbung oder zur Verbesserung allgemeiner KI-Dienste Dritter weitergegeben, soweit Ramzy das steuert.

Ist für einen Teilschritt ein externer KI-Dienst nötig, geschieht das nur für Ihren Scan. Dabei übermittelte Daten sind so begrenzt wie möglich und werden nicht länger aufbewahrt, als für diesen Schritt nötig ist.

Was Ramzy nicht tut

• Er verkauft Ihre Daten nicht.
• Er verwendet Ihre Liste nicht für einen anderen Kunden.
• Er bewahrt Ihre Excel-Datei und das Ergebnis nicht länger als nötig auf: innerhalb von 30 Tagen nach Lieferung werden sie gelöscht, es sei denn, Sie verlangen schriftlich etwas anderes oder das Gesetz schreibt eine längere Aufbewahrung vor (etwa Rechnungsdaten).

Sicherheit

Ramzy trifft angemessene Maßnahmen, die zu einem Einzelunternehmen passen: beschränkter Zugang, keine öffentliche Speicherung Ihrer Excel-Datei und Löschung nach der oben genannten Frist.

Unterauftragsverarbeiter

Ist ein externer Dienst nötig (zum Beispiel E-Mail, das Antragsformular oder ein KI-Schritt), bleibt Ramzy Ihnen gegenüber für diesen Schritt verantwortlich. Er wählt Dienste, die zu einer kurzen, einmaligen Verarbeitung für den Scan passen.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft, Berichtigung oder Löschung über info@facturenscan.nl verlangen. Sie erhalten innerhalb eines Monats eine Antwort.

Bei einer Datenpanne, die Ihre Daten betrifft, informiert Ramzy Sie so schnell, wie es angemessen ist.

Dauer

Diese Vereinbarung gilt ab dem Zeitpunkt, an dem Sie den Scan beantragen oder die Liste senden, bis der Scan geliefert ist und die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, oder bis Sie früher die Löschung verlangen.

Recht

Niederländisches Recht. Streitigkeiten vor dem zuständigen Gericht in den Niederlanden.

Mit der Beantragung des Scans oder der Übersendung Ihrer Liste stimmen Sie diesem Auftragsverarbeitungsvertrag zu, neben der Datenschutzerklärung und den AGB.